POLITYKA PRYWATNOŚCI MAGNIFLY SEARCH
wersja z dnia 1 listopada 2026 r.
1. Administrator. Administratorem danych osobowych jest Mateusz Tomczak, prowadzący działalność pod marką MagniFly (dane rejestrowe: [NIP, adres], dalej „MagniFly”). Kontakt: concierge@magnifly.services.
2. Zakres danych. Przetwarzamy dane podane w formularzach Platformy (imię i nazwisko, firma, adres e-mail, numer telefonu, kraj, treść wiadomości, rola), dane o akceptacji dokumentów (wersja i skrót dokumentu, data i godzina, skrót adresu IP, przeglądarka), dane o korzystaniu z Platformy (zapytania, oferty, wystawienia, korespondencja), korespondencję e-mail kierowaną na adresy MagniFly i adresy brokerów Platformy (nadawca, adresaci, temat, treść, nazwy załączników; same załączniki trafiają do skrzynki odbiorcy), notatki z rozmów i karty organizacji prowadzone przez brokerów (kto decyduje, potrzeby związane z przewozem, zastrzeżenia, preferencje), dokumenty przewoźników (numery certyfikatów i polis, daty ważności, skany), korespondencję, którą broker zewnętrzny przekazuje na adres swojej skrzynki w Platformie, dane osób w puli załóg MagniFly (imię i nazwisko, funkcja, licencja i typy z uprawnieniem, baza, języki, stawka, dane kontaktowe, dni zajęte), dane logowania (skrót tokenu sesji, rodzaj urządzenia, kraj, z którego nastąpiło logowanie, skrót adresu IP, klucz publiczny passkey), dziennik zmian (kto, co i kiedy zmienił) oraz dane pasażerów przekazane przez Użytkownika w celu organizacji przewozu (imię i nazwisko, obywatelstwo, dane dokumentu podróży).
3. Cele i podstawy. (a) Zawarcie i wykonanie umowy, w tym rozliczenia i obsługa zapytań – art. 6 ust. 1 lit. b RODO; (b) wykonanie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych – lit. c; (c) prawnie uzasadniony interes administratora: utrzymywanie kontaktów handlowych z przedstawicielami przedsiębiorców, w tym obsługa korespondencji i notatki z rozmów potrzebne do jej prowadzenia, marketing bezpośredni własnych usług, dochodzenie i obrona roszczeń, bezpieczeństwo Platformy (dziennik zdarzeń, ochrona przed nadużyciami, w tym przed współdzieleniem kont imiennych, kopie zapasowe), weryfikacja przewoźników oraz zestawienia zbiorcze o rynku, które nie pozwalają zidentyfikować osób ani klientów – lit. f; (d) zgoda, jeżeli została wyrażona (np. na kontakt telefoniczny w sprawie ofert) – lit. a; zgodę można cofnąć w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
4. Odbiorcy. Przewoźnicy i brokerzy w zakresie niezbędnym do organizacji przewozu (dane klienta nie trafiają do przewoźnika przed rezerwacją; korespondencja brokera jest widoczna dla niego i dla administratora, karty organizacji dla brokerów zespołu MagniFly; skany dokumentów przewoźnika widzi wyłącznie administrator; korespondencję przekazaną na adres skrzynki brokera zewnętrznego widzi wyłącznie on, a MagniFly przetwarza ją jako podmiot przetwarzający na jego rzecz i wykorzystuje z niej tylko liczby zbiorcze; dane osób z puli załóg nie są przekazywane przewoźnikom bez zgody tej osoby na konkretną propozycję), dostawcy poczty elektronicznej, hostingu i przechowywania plików (m.in. Cloudflare: hosting, poczta przychodząca, magazyn R2; Resend: poczta wychodząca), dostawcy usług płatniczych, doradcy prawni i księgowi, organy uprawnione na podstawie prawa. Dane mogą być przekazywane do państw trzecich wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzul umownych.
5. Okres przechowywania. Dane kontaktowe i dane o akceptacji – przez czas obowiązywania umowy i okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat od końca roku, w którym umowa ustała); dane rozliczeniowe – 5 lat od końca roku podatkowego; dane pasażerów – do zakończenia podróży i rozliczenia przewozu, nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z przepisów prawa; korespondencja e-mail w Platformie – 24 miesiące od otrzymania; dziennik zdarzeń – 12 miesięcy; sesje logowania – do 30 dni po wygaśnięciu; licznik zapytań służący ochronie przed nadużyciami – 1 dzień; kopie zapasowe – 30 dni; dokumenty przewoźnika – przez czas współpracy i okres przedawnienia roszczeń; dane osób w puli załóg – do usunięcia z puli, na żądanie tej osoby albo po zakończeniu współpracy; dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej cofnięcia. Po upływie tych okresów dane są usuwane automatycznie.
6. Prawa. Prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (w tym wobec marketingu bezpośredniego – w każdym czasie) oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wnioski: concierge@magnifly.services.
7. Dobrowolność. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do uzyskania dostępu do Platformy i zawarcia umowy. Platforma nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu wywołujących skutki prawne.
8. Pliki cookie i pamięć przeglądarki. Platforma zapisuje w przeglądarce wyłącznie to, co niezbędne do działania: losowy token sesji (klucza dostępu nie przechowujemy w przeglądarce), preferencje wyglądu, jednostek i waluty oraz wybraną rolę; nie stosuje narzędzi analitycznych osób trzecich ani reklamowych. Logowanie passkey (Face ID, odcisk palca, Windows Hello): klucz prywatny zostaje na urządzeniu użytkownika, a Platforma przechowuje wyłącznie klucz publiczny; dane biometryczne nie opuszczają urządzenia i nie trafiają do administratora.
9. Usunięcie na żądanie. Osoba, której dane znalazły się w korespondencji, notatkach lub kartach organizacji, może zażądać ich usunięcia pod adresem concierge@magnifly.services; usuwamy wtedy jej korespondencję, notatki i wpisy oraz informujemy o wykonaniu żądania, z wyjątkiem danych, które musimy zachować na podstawie przepisów prawa.